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調べた情報が増えても、次に何をするかが決まらない。そんなときは、要約を始める前に「このメモで何を判断するか」を一文にすると、情報を絞りやすくなります。

このシリーズでは、資料を集めるところから、根拠をたどれる仕事用のメモにまとめるまでを扱います。特定のAIサービスに依存しない進め方です。紹介する 例は説明用の架空例で、実際の業務成果や削減時間を保証するものではありません。

最初に決める3つのこと

• 読み手：誰が読むメモか。

• 判断：読み終えたあと、何を決めたいか。

• 範囲：いつの、どの条件の情報まで調べるか。

例えば「業務効率化について調べる」より、「来週の定例会で、報告書作成の試行を始めるか判断するため、対象作業と確認事項を整理する」のほうが、調査の終わりを決めやすくなります。

AIに任せる部分と、自分で確かめる部分

AIには、資料に書かれた内容の整理、重複の整理、抜けている確認事項の洗い出しを手伝わせます。数値、日付、適用条件、引用元との一致は、人が元資料で確認します。AIが挙げたURLが実在するだけでは、その主張が正しい証拠にはなりません。

まずは機密情報を含まない短い資料を2件選び、各資料について「分かったことを1つ」「まだ分からないことを1つ」書き出してみてください。それが最初の調査メモです！

会員向けの続き

• 実践ノート：調査メモを、判断に使える1枚へ：目的設定、資料整理、照合、共有までの具体的な進め方。

• 基本プロンプト：資料整理から下書きまで：そのまま調整して使える3つの指示文。

• 応用テンプレート：継続調査と更新の手順：調査台帳、見直し基準、確認役を分けた作業手順。

AIへ入力する前に、資料を外部サービスで扱ってよいか、所属先のルールと契約を確認してください。入力できない情報は持ち込まず、必要なら公開資料や架空のデータで試します。